Piattaforma
Chi ha fatto cosa resta scritto
Ogni modifica, firma e documento emesso resta registrato, pronto per l'auditor.
- 01Rispondi a un audit in minuti, non in giorni
- 02Un documento emesso non si modifica di nascosto
- 03Il tuo cliente verifica un documento con un QR
Nel dettaglio — per chi vuole sapere come funziona
Uno — chi
Una persona esiste una volta sola. Il saldatore in officina, l'ispettore in cantiere, il coordinatore che firma la conferma della continuità e l'esaminatore dell'organismo di certificazione sono voci di un unico registro, ciascuna con le proprie qualifiche, i propri periodi di validità e l'autorità che le compete.
Se l'identità è duplicata tra i moduli, la stessa persona finisce per risultare qualificata da una parte e scaduta dall'altra, e nessuno se ne accorge finché le due registrazioni non vengono messe una accanto all'altra davanti a qualcuno dell'organismo notificato.
Due — quale regola
Ogni registrazione punta all'edizione della norma in vigore quando è stata fatta, e le edizioni sono immutabili. Quando una norma viene revisionata nasce una nuova edizione; quella precedente resta com'era.
È questo che rende difendibile una registrazione di cinque anni fa. L'auditor non ti chiede cosa dice la norma oggi: ti chiede cosa diceva allora, e se l'hai rispettata.
Tre — il sigillo
I documenti emessi — certificati, rapporti, dossier — sono sigillati. Il sigillo lo può verificare anche un terzo che non ha alcun accesso ai tuoi sistemi, tramite un QR stampato sul documento stesso.
Sigillato vuol dire anche immutabile. Una correzione è una nuova revisione che supera la precedente e lo dichiara; il documento superato resta leggibile.
Un sistema qualità in cui un documento emesso si può modificare sul posto non ha un audit trail degno di questo nome, qualunque cosa dica il suo file di log.
Cosa ne discende
- Ogni azione porta con sé chi l'ha compiuta, quando e sotto quale edizione della regola
- Le approvazioni registrano l'autorità che l'approvatore aveva in quel momento, non quella di oggi
- I documenti superati restano consultabili, con la catena visibile in entrambe le direzioni
- I terzi verificano senza doverti contattare
Il limite, detto con franchezza
Niente di tutto questo rende vera una registrazione. Un sistema può conservare solo ciò che qualcuno ha inserito: se una saldatura viene attribuita al saldatore sbagliato, l'audit trail conserverà fedelmente il saldatore sbagliato.
Quello che elimina è l'altra categoria di problemi — le registrazioni corrette che però non si riescono a trovare, a ricostruire o a difendere.
Tre punti per capirlo